Email không chỉ là phương tiện trao gửi những xã giao thông thường. Trong môi trường học tập và làm việc, đây cũng là kênh truyền thông mà bạn phải thường xuyên sử dụng. Nhưng sử dụng email sao cho đúng cách và khiến người nhận phản hồi “sớm sủa” là điều không phải ai cũng làm được.
Tiêu đề nói lên tất cả!
Cái hay khác biệt của email với thư giấy có lẽ là nó báo trước với người nhận nội dung chính thông qua mục tiêu đề (còn thư giấy thì có khi phải đọc hết cả một trang dài ngoằng mới biết người ta đang muốn bỏ mình chẳng hạn ^^). Thế nên, bạn cần tận dụng mục này để khái quát được nội dung email.
Nếu đó là một lá thư xin việc thì tất nhiên không nên đặt những tiêu đề nghe “thường thường bậc trung” như “Chào ông/bà” hay vỏn vẹn điều mà ai cũng biết là điều gì đấy “Thư xin việc”.
Một người thông minh sẽ biết tận dụng từ ngữ để nêu được nội dung là “Thư xin việc” nhưng vẫn làm bật lên khả năng nổi trội của mình. Ví dụ: “Ứng cử viên song ngữ Nhật – Việt vị trí thư kí tổng giám đốc”. Chỉ cần như vậy thôi, người nhận sẽ nghĩ ngay: “À, đây là một con người biết lăng-xê bản thân, hẳn sẽ biết cách làm công ty nổi bật”.
>> Cover letter/Motivation letter là gì?
>> Những thắc mắc phổ biến khi soạn CV
Nội dung súc tích, trọng tâm
Đối với những người trăm công nghìn việc, có khi họ sẽ nhận được cả trăm email trong một ngày và chẳng có thời giờ đọc những trình bày quá lê thê, lạc đề. Để đảm bảo thông điệp của bạn được gửi tới họ trọn vẹn, tốt nhất hãy đầu tư vào nội dung của mình. Tất nhiên cũng không nên tiết kiệm thời gian đến mức nhảy bổ vào trình bày mà không có các câu dẫn “Chào ông/bà” hay câu kết “Thân ái/Trân trọng/Chúc một ngày tốt lành”.
Viết mail như soạn thông cáo báo chí!
Tức là hãy chú tâm đến phần trình bày – ưu tiên thông tin quan trọng lên đầu, thông tin kém quan trọng xuống dưới.
Đối với các công ty, đôi khi còn có những thỏa thuận ngầm như việc viết các câu “Thông tin này chỉ mang tính thông báo, bạn không cần phải hành động gì thêm”. Những nội dung này có thể được trình bày dưới dạng viết tắt, như: FYA (For your action – đợi ông/bà hành động), FYI (For your information – xin cập nhật thông tin đến ông/bà). Cần chú ý những thói quen này trong nội bộ công ty để hòa nhập cho tốt.
Khi nội dung thông tin quá dài, bạn có thể phân thành từng phần lớn để người đọc tiện theo dõi.
Cá nhân hóa người nhận
Dù bạn có thể sẽ buộc phải gửi cùng một nội dung cho nhiều người, nhưng việc cá nhân hóa người nhận (ví dụ “thêm thắt” vào đầu thư câu “Chào A, tôi nghĩ bạn là người phù hợp nhất để đưa thắc mắc này…”) vẫn sẽ khiến họ thoải mái hơn rất nhiều.
Khi đi thực tập, bạn có thể cũng sẽ nhận được các email từ “lệnh trên” xuống mọi người. Những người sếp chuyên nghiệp thường sẽ gạch đầu dòng các bên liên quan để bạn thuận tiện lưu ý, nhưng điều này không có nghĩa là bạn được quyền không đọc những dòng gạch ngang còn lại. Đơn giản vì đó là những email về một sự kiện quan trọng sắp sửa diễn ra trong công ty và “sếp” đang muốn nhìn thấy sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.
Sẵn sàng gửi mail nhắc lại
Như đã nói ở trên, có những người nhận hàng trăm email mỗi ngày nên việc bỏ sót trả lời hoàn toàn có thể xảy ra. Nếu email của bạn không được phản hồi sau một thời gian mà bạn cho là đủ lâu (thường là trên một tuần) thì một email “nhắc nhở” là rất cần thiết. Đây hoàn toàn là một việc làm hết sức bình thường, chứng tỏ bạn quan tâm đến nội dung mà mình gửi đi và vẫn trông chờ phản hồi từ người nhận. Đối với những khi đi xin việc, đây cũng là điều sẽ khiến ban tuyển dụng chú ý đến sự “thiết tha” của bạn.
Tất nhiên bạn cũng nên lưu ý đến thời gian gửi thư. Nên tránh các thời điểm “nhạy cảm” như chiều thứ 6 khi mọi người đang hào hứng đến cuối tuần (khi tâm lý làm việc bị “thui chột”) hay sáng thứ 2 khi vừa trải qua kì nghỉ dài (khi họ còn cả đống email tồn đọng chưa được giải quyết). Mẹo mà các chuyên gia viết email hay chỉ nhau đó là viết email vào buổi sáng để thư của bạn hiện lên đầu tiên.
Tương tự như vậy, nếu bạn gửi yêu cầu thông tin tới trường đại học, hãy chắc chắn nội dung email ngắn gọn, súc tích và đúng trọng tâm để có câu trả lời/phản hồi một cách nhanh nhất. Và sẵn sàng gửi mail nhắc lại nếu không nhận được hồi âm.
>> Hướng dẫn viết thư yêu cầu thông tin đến trường Đại học
>> Liên hệ trực tiếp đến nhà trường
