Làm việc nhóm hiệu quả

huyên mục Bài viết Cộng tác viên được Hướng nghiệp 4.0 CDM lập ra, là nơi các anh chị, các bạn chia sẻ các trải nghiệm, hướng dẫn, các suy nghĩ trong quá trình học tập, làm việc và lựa chọn nghề nghiệp.

Bài viết được đăng sẽ được nhận nhuận bút. Bài viết xin gửi về email: cdm@huongnghiepcdm.edu.vn. Xin trân trọng cám ơn những đóng góp, chia sẻ của quý anh chị và các bạn.

Hôm nay, chúng ta cùng đến với bài viết của Kei về Làm việc nhóm nhé!

“Teamwork is the ability to work together toward a common vision. The ability to direct individual accomplishments toward organizational objectives. It is the fuel that allows common people to attain uncommon results.” (Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau hướng đến tầm nhìn chung. Là khả năng dẫn dắt những thành tích cá nhân vì các mục tiêu của tổ chức. Đây là “mồi lửa” giúp những người bình thường có thể đạt được những kết quả phi thường.)- Andrew Carnegie –

Một bài tiểu luận phải hoàn thành trong thời gian ngắn, một dự án lớn chỉ có thể hoàn thiện khi các vấn đề khác nhau phải được giải quyết bằng kiến thức chuyên môn tương ứng, một cuộc thi cần sự phối hợp của nhiều người v…v… Đây đều là những việc tuy chúng ta có thể tự hoàn thành nhưng phải mất một thời gian dài hoặc không thể hoàn thành đúng hạn vì không đủ kiến thức chuyên môn để giải quyết trong một thời gian định trước. Vì vậy để có thể đáp ứng được chất lượng và hiệu suất làm việc được yêu cầu, chúng ta cần tới “làm việc nhóm”. 

Như Andrew Carngie đã nói, làm việc nhóm có thể tạo ra những kết quả vượt ngoài sức tưởng tượng, nhưng đó là khi chúng ta hoạt động nhóm một cách có hiệu quả và có tổ chức rõ ràng. 

Vậy nhóm là gì? Làm việc nhóm đem lại những lợi ích như thế nào?

Yếu tố làm nên một nhóm?

Các giai đoạn phát triển của nhóm?

Trách nhiệm cá nhân trong làm việc nhóm?

1.Nhóm là gì?

• Nhóm là một tập hợp gồm nhiều người với trình độ, năng lực, chuyên môn,… khác nhau hợp tác hỗ trợ nhau để đạt được những mục tiêu chung cụ thể trong một lĩnh vực hoạt động xác định.
• Đây là hình thức tổ chức được áp dụng ngày càng nhiều từ học tập đên làm việc. Con người có thể làm được nhiều việc và hiệu quả hơn khi hợp tác với nhau thành nhóm.
• Việc hiểu rõ lý thuyết phát triển nhóm giúp bạn có khả năng nhận biết được những đặc điểm trong từng gia đoạn phát triển nhóm, cách để giảm thiểu và giải quyết các rắc rối mâu thuẫn trong nhóm một cách chủ động.
• Kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng cần có để đạt được thành công.
• Khi làm việc nhóm, bạn phải thể hiện được tinh thần trách nhiệm, khả năng giao tiếp tốt và tinh thần hợp tác cao.

2. Lợi ích của làm việc nhóm

2.1 Trong học tập

• Giảm áp lực học một mình: Nhờ vào làm việc nhóm, bạn có thể giảm bớt áp lực, không bị căng thẳng bởi những vấn đề như khối lượng bài tập, vấn đề mà kiến thức của bạn không thể giải quyết,v…v…Sự hợp tác, hỗ trợ, khích lệ từ những người trong nhóm giúp bạn tự tin hơn trong việc học.
• Hiệu quả học tập tốt hơn: Một trong những cách hỗ trợ học tập có từ làm việc nhóm đó là những người trong nhóm chia sẻ phương pháp học tập, cách hiểu một vấn đề, giải đáp thắc mắc cho nhau để có thể đạt kết quả tốt nhất, giúp nhau tiến bộ.
• Các kỹ năng được cải thiện và phát triển: Đây là môi trường lý tưởng để bạn phát trienr những kỹ năng mềm có ích như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, kỹ năng chia sẻ thông tin…
• Tạo dựng những mối quan hệ tốt với bạn bè thông qua làm việc theo nhóm: Việc làm theo nhóm tạo cơ hội để bạn có thể tìm hiểu thêm về những người bạn khác, thậm chí còn xây dựng được mối quan hệ bạn bè từ người mà bạn chưa từng nói chuyện hay người bạn tự đánh giá là không hợp để trò chuyện.
• Có một cái nhìn đa chiều: Khi bàn luận về một vấn đề trong nhóm, mỗi người sẽ đưa ra những luận điểm khác nhau dựa trên góc nhìn của người đó, bạn có thể nhìn ra được những khía cạnh mà bạn chưa từng nghĩ tới từ những cuộc bàn luận của mọi người và tiếp thu một cách có chọn lọc những góc nhìn đó.

2.2 Trong làm việc

Để có thể giải quyết được các vấn đề phức tạp trong từng công việc cụ thể, các doanh nghiệp thường lựa chọn phát triển các nhóm làm việc. Mô hình này đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Thực hiện được các mục tiêu lớn trong những điều kiện cụ thể, đặc biệt là những mục tiêu có giới hạn thời gian.
• Hoàn thành các dự án lớn cần được hoàn thiện, giải quyết vấn đề bởi nhiều kiến thức chuyên môn khác nhau.
• Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liên công ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Tạo sự chủ động cho nhân viên, với một nhóm hoạt động hiệu quả, cấp trên có thể an tâm tin tưởng giao công việc. Tạo cơ hội để nhóm tiến xa hơn, nhận được những hạng mục tốt hơn từ cấp trên.
• Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóa công sở và văn hóa doanh nghiệp.
• Có thể đánh giá được năng lực làm việc của một cá nhân thông qua tập thể làm việc chung một nhóm.

3. Các yếu tố làm nên một nhóm

Có nhiều cách để mô tả một nhóm làm việc, một trong những phương pháp hiệu quả phổ biến là sử dụng phương pháp 5 chữ “P”. Cụ thể là: 

Purpose – Mục tiêu

Participation – Thành viên

Placement – Địa điểm

Process – Quy trình

Plan – Kế hoạch

Việc xác định 5P giúp chúng ta tạo ra nhóm hoạt động hiệu quả. Ngược lại, nếu bỏ qua thì chúng ta chỉ đơn thuần là tập hợp một số người có công việc liên quan đến nhau chứ không phải là hợp tác với nhau một cách có tổ chức và hiệu quả.

• Purpose – Mục tiêu của nhóm:  nhóm làm việc của bạn cần hiểu rõ được lý do thành lập nhóm, những công việc cần làm và những tiêu chí đánh giá thành công của nhóm. Mục tiêu và thời hạn hoàn thành của từng mục tiêu nhỏ phải phù hợp với mục tiêu tổng thể và được sử dụng để định hướng cho phương pháp thực hiện công việc của nhóm.. 
• Participation – Thành viên của nhóm: cần xem xét tới các kỹ năng cần thiết, phong cách làm việc và kiến thức về quy trình thực hiện công việc, khả năng kết nối của từng người khi lựa chọn thành viên cho nhóm làm việc. 
• Placement – Địa điểm làm việc: Xem xét việc cả nhóm sẽ làm việc tập trung hay phân tán tại đâu, chế độ hội họp, trao đổi thông tin để đạt được hiệu quả cao nhất.
• Process – Quy trình làm việc: Các thành viên cần thống nhất phương phương thức hoạt động để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra: các quy định cần tuân thủ, phân chia quyền hạn, xác định phạm vi hoạt động của tùng thành viên, các vấn đề cần bàn thảo, định dạng biên bản cuộc họp, phương thức giao tiếp, cách giải quyết vấn đề….
• Plan – Kế hoạch làm việc: Thống nhấp thời hạn hoàn thành công việc và giúp các thành viên hiểu rõ họ cần những gì để hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án. Ngoài ra cần thống nhất về việc đào tạo huấn luyện để nâng cao kỹ năng riêng cho từng thành viên trong nhóm nếu cần

4. Các giai đoạn phát triển nhóm 

Mô hình Tuckman ladder (Bậc thang Tuckman) là mô hình mô tả sự phát triển cơ bản của một nhóm do nhà khoa học Bruce Tuckman nghiên cứu ra. Thường các nhóm sẽ phát triển theo từng giai đoạn cơ bản sau:

• Forming – Hình thành
• Storming – Xung đột
• Norming – Chuẩn hóa
• Performing – Phát triển
• Adjourning – Kết thúc

4.1 Giai đoạn hình thành – Forming

Đây sẽ là giai đoạn mọi người mới vào còn bỡ ngỡ và cần phải làm quen trước khi bắt đầu công việc chính của nhóm. Vấn đề có thể xảy ra ở giai đoạn này có thể kể đến như:

• Mọi người chưa quá tin tưởng nhau, trao đổi thông tin ở mức kém.
• Chưa thực sự có ý định tận tâm với nhóm.
• Chưa thực sự có sự tập trung và liên kết.
• Có thể xảy ra xung đột cá nhân theo hướng không tốt.
• Nhiều thắc mắc cần phải giải đáp.
• Chưa biết được khó khăn sắp tới.

Khi đó người lãnh đạo cần phải đưa ra thông tin về mục tiêu chung, công việc rõ ràng để mọi người nắm bắt. Để mọi thứ không thể rối loạn, lãnh đạo nên xác lập kế hoạch phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên trong nhóm. Đối với những cá nhân rụt rè, có thể khích lệ họ đưa ra quan điểm cũng như tìm cách tách rời vấn đề cá nhân ra khỏi công việc chung. Bám sát công việc để có thể giúp đỡ kịp thời.

Đối với thành viên nhóm, hãy theo dõi sát sao công việc trong nhóm để kịp thời nắm bắt thông tin và chủ động phản hồi để nhận công việc phù hợp, trong trường hợp không kịp vì lí do bất khả kháng, hãy liên hệ với trưởng nhóm để có cách giải quyết. 

4.2 Giai đoạn xung đột – Storming

Đây là giai đoạn “nhạy cảm” nhất, khi mà chuẩn mực công việc chưa được hình thành hoàn toàn và cái tôi của mọi người vẫn còn cao, điều này có thể gây ra những tranh cãi xung đột, thậm chí là xảy ra hiện tượng chia bè kết phái ngay trong nhóm. Sẽ có rất nhiều ý kiến theo nhiều chiều hướng khác nhau được đưa ra và nếu không xử lí mâu thuẫn xung đột kịp thời sẽ có thể đe dọa tới sự tồn tại của nhóm với tình huống tệ nhất là tan rã. Một số biểu hiện thường thấy là:

• Các phe phái hình thành.
• Có những kỳ vọng không sát với thực tế.
• Sự chênh lệch trong mức độ phát triển của các thành viên.
• Nản khi nhìn thấy những vấn đề khó khăn và muốn rút lui hoặc muốn đẩy cho trường nhóm.

Trong trường hợp này, trưởng nhóm có thể khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm của bản để có thể xem xét bao quát vấn đề tìm hướng giải quyết. Nếu vấn đề quá lớn có thể chia nhỏ để giải quyết dần, hướng dẫn cho từng thành viên hướng giải quyết. Đừng có gắng đè ép sự xung đột mà hãy giải quyết theo hướng khách quan nhất mà mọi người đều sẽ đồng tình. Các thành viên cũng cần có sự hợp tác nhất địng để mọi thứ được thuận lợi hơn.

4.3 Giai đoạn chuẩn hóa – Norming

Sau khi giải quyết được xung đột và có những trải nghiệm nhất định, nhóm bắt đầu nhận ra được lợi ích của làm việc chung và những xung đột giảm dần. Các thành viên dần thoải mái bày tỏ quan điểm hơn, những vấn đề thảo luận cũng nhiều hơn và mọi người đã học cách biết lắng nghe nhiều hơn. Các phương pháp làm việc dần được hình thành trong nhóm. Những biểu hiện thường thấy ở giai đoạn có thể kể đến như:

• Mọi người biết cách đoàn kết với nhau hơn.
• Mọi người có thể độc lập quyết định những vấn đề nhỏ và chủ động trong những quyết định cần sự đồng ý từ nhóm.
• Các cuộc tranh luận có thể xảy ra nhưng sẽ thường được mọi người độc lập xử lí theo hướng tích cực.
• Mọi người đã dần tôn trọng trưởng nhóm và những người khác.
• Các vai trò đã trở nên rõ ràng và mọi người dần có trách nhiệm hơn.

Đây là một giai đoạn khá yên bình nhưng vẫn tồn tại một số “cơn sóng ngầm”, trưởng nhóm vẫn cần chú ý tới công việc của mọi người, khi này trách nhiệm lãnh đạo có thể chia sẻ cho cả nhóm. Tuy nhiên nếu những “cơn sóng ngầm” không được giải quyết dứt điểm, cả nhóm sẽ có khả năng quay về giai đoạn xung đột.

4.4 Giai đoạn phát triển – Performing

Đây là giai đoạn mà nhóm sẽ phát triển tốt nhất khi các mối quan hệ trong nhóm đã rõ ràng. Các thành viên có sự đồng thuận với nhau theo phương hướng chung toàn nhóm. Các mục tiêu được định hướng dựa trên nhiệm vụ và thế mạnh hơn là mối quan hệ, khi đó hiệu quả nhóm sẽ đạt ở mức cao. Tuy nhiên vẫn sẽ có vài vấn đề ở giai đoạn này kể đến như:

• Nhóm có thể bị quá tải việc.
• Các thành viên hoạt động tự do không tuân theo trưởng nhóm.
• Giao tiếp giữa mọi người không nhiều.
• Công việc trở nên nhàm chán và không còn động lực thúc đẩy nhóm.

Khi này, trưởng nhóm có thể tăng cường những cuộc họp và để nó diễn ra đều đặn, tìm kiếm những dự án lớn hơn phù hợp cho nhóm và tìm kiếm những động lực mới cho nhóm.

4.5 Giai đoạn ngừng – Adjourning

Ban đầu chỉ có bốn giai đoạn chính trong mô hình của Tuckman và giai đoạn đã được thêm vào sau đó, tuy nhiên nó liên quan nhiều tới những người ở trong nhóm hơn là liên quan tới những công việc của nhóm như bốn giai đoạn đầu. Giai đoạn ngừng là sự tan rã của nhóm, một khi nhiệm vụ được hoàn thành.

Giai đoạn này được coi là giai đoạn phân tách cuối cùng của một nhóm. 

Ngoài ra sau này bốn bước kể trên đã được mở rộng thêm bằng cách thêm những bước khác sau đó có thể xảy ra kể đến như:

• Norming and re-norming – Chuẩn hóa và tái chuẩn hóa
• John Fairhurst TPR model – Mô hình TPR của John Fairhurst
• Swarming – Bầy đàn
• Thích ứng cho quản lý dự án

Một số nhóm có thể thuận lợi trải qua các giai đoạn, thậm chí là có thể tiếp tục bước sang những giai đoạn sau để củng cố thêm sự tồn tại của nhóm vì nhưng tuy nhiên, vẫn tồn tại những nhóm bị khựng lại ở một giai đoạn nào đó hoặc đã đến được giai đoạn tiếp theo nhưng lại phải quay lại giai đoạn trước đó vì nhiều lí do khác nhau.

Ví dụ: Trong học tập, sau khi các thành viên trong nhóm làm việc với nhau và cảm thấy hợp thì thường họ sẽ có xu hướng tiếp tục duy trì việc làm việc theo nhóm cũ cho những bài tập hoặc bài thuyết trình sau. Ngược lại, nhóm có thể bị tan rã nếu kẹt lại ở bước xung đột, hoặc là bước vào giai đoạn chuẩn hóa nhưng vì những tồn đọng ở giai đoạn trước làm cho quay lại giai đoạn cũ và tiếp tục bị kẹt lại.

5. Trách nhiệm cá nhân trong làm việc nhóm

Tại sao cần trách nhiệm của cá nhân trong công việc nhóm khi mà mọi người đều phải chịu trách nhiệm chung cho công việc này?

Đây là một điều cực kì cần thiết với điều có thể nhận thấy dễ dàng nhất là giúp họ chú tâm vào phần công việc của mình thay vì đổ lỗi cho cả tập thể hay thành viên nào đó. Trách nhiệm cá nhân giúp cá nhân chủ động trong những vấn đề tích cực hoặc tiêu cực có trong quá trình làm việc.

Một số cách thể hiện trách nhiệm cá nhân có thể kể đến như:

• Thể hiện trách nhiệm với sự rõ ràng trong tiếp nhận thông tin, phân công công việc, mục tiêu chung…
• Khả năng ứng phó trước nhưng vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của bản thân. Thay vì bực bội muốn từ bỏ, hãy bình tĩnh và tự hỏi bản thân về nguyên nhân của vấn đề, cách giải quyết tích cực cho vấn đề đó.
• Có chính kiến trước những vấn đề trong hướng đi hoặc quyết định chung, hãy phản hồi kịp thời vì nếu mọi người cứ để mặc như vậy thì nhóm sẽ có thể đi sai hướng và đạt kết quả không như mong đợi.
• Có bản lĩnh, khi có thành viên không hoàn thành theo cam kết, hãy nói cho họ biết hệ quả của việc này đối với kết quả chung. Hãy hỏi rõ người đó muốn sự hợp tác như thế nào trước khi có cam kết mới thay thế.
• Hoàn thành công việc đúng hạn, nếu có vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ phải báo cáo sớm cho nhóm.
• Nếu chú ý thấy một vấn đề nào đó không thuộc mảng của bạn nhưng bạn lại có thông tin, quan hệ cá nhân để trợ giúp, hãy chia sẻ với nhóm. Đó sẽ là một “món quà” bất ngờ theo hướng tích cực đấy.

Mong rằng bài viết này có thể giúp ích cho các bạn hiểu về nhóm và các phương phá cải thiện kỹ năng làm việc nhóm.

Kei

Nguồn tham khảo:

https://www.atoha.com/blogs/kien-thuc/tuckman-ladder-mo-hinh-thang-tuckman-5-giai-doan-de-phat-trien-nhom#:~:text=Tuckman%20ladder%20(thang%20Tuckman)%20l%C3%A0,%2C%20Norming%2C%20Performing%2C%20Adjourning.

https://en.wikipedia.org/wiki/Tuckman%27s_stages_of_group_development