Kho vận là gì? Quy trình quản lý kho vận là gì đối với doanh nghiệp

I. Kho vận là gì?

1. Kho vận là gì?

Kho vận có thể hiểu đơn giản là quá trình chuyển giao hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất. Để quá trình này có thể được thuận lợi và nhanh chóng hơn thì các doanh nghiệp cần phải xây dựng 3 cơ sở hạ tầng gồm nhà kho, phân phối hàng hoá và vận tải. 

2. Các thành phần của kho vận

Như đã đề cập ở trên, thì kho vận có 3 thành phần gồm:

Nhà kho là nơi để xử lý, lưu trữ các hàng hoá theo ý muốn của khách hàng và sau đó vận chuyển đến tay họ. Những nhà kho này thường được xây dựng với diện tích rất lớn để có thể chứa được khối lượng hàng hoá lớn. Và để quản lý hàng hoá được hiệu quả hơn thì các doanh nghiệp cần phải sử dụng các phần mềm quản lý kho như thông tin hàng hoá, điều chỉnh nhiệt độ bảo quản kho, hệ thống giám sát an ninh,…

Vận tải là quá trình vận chuyển hàng hóa từ những đối tác ở trong và ngoài nước đến nơi của nhà bán. Các hình thức vận tải này có thể bao gồm các dạng như đường bộ, đường biển và đường hàng không.

Phân phối hàng hóa là việc phân phát, chuyển giao hàng hoá đến với người tiêu dùng. Các nhà bán cần phải chọn nơi phân phối hàng hoá như ALS, Viettel,… vì những đơn vị vận tải thường không cung cấp dịch vụ phân phối.

3. Vai trò của kho vận

Kho vận có 3 vai trò chính là lưu trữ, di chuyển hàng hoá và quản lý thông tin:

Lưu trữ: đây là vai trò khá quan trọng đối với kho vận. Là nơi cung cấp không gian để chứa các hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…

Di chuyển hàng hoá: hoạt động này gồm có 4 giai đoạn. Cụ thể là đưa hàng hóa về kho, vận chuyển hàng hóa từ khu vực đầu vào về đến kho, chọn những hàng hoá có lệnh xuất hàng đến nơi xuất hàng và cuối cùng là bốc dỡ lô hàng.

Quản lý thông tin: theo dõi và quản lý thông tin của hàng hóa vào kho, lưu kho, xuất kho và mọi thông tin liên quan đến nhà kho. Những thông tin này đều được lưu trữ lại và sau đó sẽ được chuyển giao cho các cấp quản lý xem xét.

4. Phân loại kho vận

Kho nguyên liệu: cung cấp các nguyên vật liệu đầu vào. Góp phần giúp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được thuận lợi hơn.

Kho thành phẩm: kho này chuyên chứa những hàng hoá đã được sản xuất hoàn thiện. Và chúng đã sẵn sàng để được vận chuyển khi có khách hàng đặt hàng.

Việc làm, tuyển dụng nhân viên kho vận có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên kho trung tâm Bách Hóa Xanh

– Giám sát/ điều phối kho trung tâm Bách Hóa Xanh

– Trưởng nhóm kho trung tâm/ giao nhận Bách Hoá Xanh 

II. Quy trình làm việc kho vận đối với sự vận hành doanh nghiệp

1. Quy trình đặt hàng

Đây là quy trình vô cùng quan trọng đối với sự vận hành của doanh nghiệp. Các nhân viên cần kiểm tra số lượng hàng hoá còn trong kho là bao nhiêu, để có thể đặt hàng chính xác, tránh trường hợp hết sạch hàng rồi mới tiến hành đặt.

2. Quy trình nhận hàng

Để có thể nhận được hàng thì quản lý kho cần phải nhận được thông vận chuyển trước (ASN) từ phía nhà cung cấp. Dựa vào hệ thống này, các quản lý kho sẽ quét mã vạch, khi khớp với ASN thì có thể đưa vào hệ thống nhận.

3. Quy trình sắp xếp hàng hóa vào kho

Khi nhân viên kho nhận được giao việc sắp xếp hàng hóa từ hệ thống của doanh nghiệp, thì họ sẽ bắt đầu quét mã vạch và xác định vị trí cất hàng hoá. Với những trường hợp hàng hóa bị thiếu mã vạch, thì nhân viên phải nhập thủ công. 

4. Quy trình xuất hàng hóa

Với những kho hàng đơn hàng, thì chỉ có một bước lấy hàng sơ cấp. Hàng hoá sẽ được chuyển đến khu vực vận chuyển, phân phối. Tuy nhiên với những kho hàng phức tạp, thì sẽ có thêm một bước nữa là phải phân chia hàng hoá thành những đơn đặt hàng riêng lẻ.

5. Quy trình đóng gói

Hàng hóa phải được đóng gói dựa theo số lượng, kích thước, nhiệt độ và khả năng dễ vỡ. Và những lô hàng này cần phải được theo dõi chặt chẽ bằng hệ thống.                    

6. Quy trình phân phối

Các thủ kho cần phải có sắp xếp về thời gian giao hàng đến các nhà cung cấp phù hợp. Tránh tình trạng phân phối trễ nải, làm ảnh hưởng đến việc giao hàng.

7. Xử lý hàng hóa bị trả lại

Các nhân viên cần phải tìm hiểu xem hàng hoá bị trả lại là lý do gì. Và những hàng hoá bị trả lại này, sẽ phải được cập nhật thông tin về hàng tồn kho, để sử dụng cho những việc khác.

III. Nguyên tắc quan trọng trong vận hành kho vận

– An toàn lao động và hàng hóa: để đảm bảo an toàn cho người lao động, thì bắt buộc các doanh nghiệp cần phải trang bị đầy đủ các thiết bị bảo hộ. Bên cạnh đó, cách bố trí, sắp xếp nhà kho cũng phải đạt tiêu chuẩn như có hệ thống phòng cháy chữa cháy, lối đi rộng rãi, kết cấu bao che trần nhà tốt,…

– Phân chia, sắp xếp rõ ràng: quy trình hoạt động phải có tính khoa học, đảm bảo an toàn cho sức sức khoẻ và tính mạng của người lao động. Ngoài ra, công việc phải được phân công cụ thể, rõ ràng, tránh đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

– Trao đổi, nắm bắt thông tin: cần tổ chức các cuộc gặp mặt để có thể giao tiếp với các nhân viên kho. Điều này sẽ giúp người quản lý nắm bắt được thông tin, hiệu suất làm việc của nhân viên tốt hơn.

– Nguyên tắc FIFO: cần phải vận hành theo nguyên tắc FIFO. Vì việc này sẽ giúp tránh được việc lưu trữ hàng hoá trong thời gian dài, cũng như là tình trạng hàng hoá bị hư hỏng do quá thời hạn sử dụng.

Xem thêm:

– Nhân viên kho làm những gì? Mô tả công việc và mức lương hiện nay

– Thủ kho là gì? Chi tiết quy trình làm việc của nhân viên thủ kho

– Tổng hợp bài test nhân viên thủ kho mới nhất và cách trả lời

Với những nội dung được cung cấp trong bài về kho vận là gì, cũng như là quy trình hoạt động của kho vận. Hy vọng có thể hữu ích đối với các bạn. Nếu như các bạn cảm thấy nội dung bài viết hay và có giá trị thì hãy để lại bình luận dưới đây cho mình biết với nhé. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết.